Manual de estilo de FacoElche
FacoElche es una reunión de carácter científico muy dinámica en la que prima la discusión y la presentación concisa, práctica y de alta calidad, tanto en lo expositivo como en lo iconográfico.
La experiencia de todos los años previos de FacoElche nos indica la necesidad de disponer de un “Manual de Estilo”. De esta manera facilitaremos a aquéllos que acuden por primera vez a participar en nuestro evento el que puedan conocer las normas para realizar sus presentaciones y el conocer cómo se desenvuelve la reunión en general. Su contenido puede parecer muy obvio para algunos de los que hayan participado anteriormente, pero incluso para éstos habrá detalles que les vendrán bien conocer y revisar.
Todos los participantes deben seguir las instrucciones plasmadas en este manual, excepto cuando el sentido común y las excepciones ocasionales sirvan para la mejora del simposio. Nuestro libro de estilo debe ser visto y utilizado como un medio; esto es, no constituye un fin en sí mismo.
1. Tiempos de presentación
FacoElche siempre tiene un programa amplio, exigente y con tiempos muy definidos e individualizados siendo evidente que cualquier desajuste horario puede echar por tierra la credibilidad y el éxito de la reunión. Se mezclan presentaciones de tiempos muy diversos. Hay conferencias con tiempos entre los 15 y los 20 minutos y presentaciones cortas que van desde los 3 hasta los 10 minutos. El tiempo de cada presentación está pactado previamente entre el Director del curso y el ponente y es muy importante que éste se ciña al tiempo asignado. Tan importante que, como veremos posteriormente, de no cumplirse en el tiempo previsto se le cierra el micrófono.
Esta política de tiempos complica organizativamente mucho pero valora el mensaje que se quiere transmitir. De hecho el promedio para las presentaciones es sobre 5-6 minutos y en la mayor parte de las ocasiones es tiempo más que de sobra para transmitir lo que uno tiene que decir.
Las presentaciones tienen un carácter eminentemente práctico y con el objeto de transmitir un conocimiento claro y conciso sobre un tema concreto. El principio básico es: “Hay un mensaje que quiero transmitir y lo voy a hacer de manera fácil, didáctica y simple”.
No se excluyen las presentaciones científicas convencionales estructuradas en el clásico esquema de Introducción, Material y Métodos, Resultados, Discusión y Conclusiones. En este supuesto se debe hacer de manera muy sucinta para llegar de forma clara y directa al mensaje que se quiere transmitir y que interesa a la audiencia.
No hacen falta agradecimientos a la invitación, revisión del tema, relación de citas bibliográficas, tablas prolijas de estadística, hay que ceñirse a lo que uno va a hablar para que luego se pueda discutir.
Pongamos algunos ejemplos reales presentados otros años cambiando los temas pero ilustrativos de presentaciones fallidas:
- Alguien quiere presentar una nueva aplicación del Azul Tripán para teñir el pterigion. Esta presentación se debe ceñir exclusivamente a éso, no hace falta revisar la historia del azul tripán ni de los otros colorantes vitales, ni el resto de sus aplicaciones clínicas. Todo éso YA LO CONOCEMOS y por tanto sobra. Es un truco nuevo y en 3-4 minutos está resuelto y da para discutirlo. El caso real duró 17 minutos de presentación.
- Hay uno que descubre que las lentes tóricas tiene una tasa muy alta de Glaucoma postquirúrgico no descrita hasta ahora. Idea interesante que nos va a mover a todos a ser más cuidados en el seguimiento de los pacientes con esta lente implantada y que en 5-6 minutos se puede exponer haciendo algunas consideraciones al respecto y que se pueda discutir. Por tanto es obvio que no nos hace falta que se presente un resumen de todos los glaucomas postquirurgicos, ni de las clases de lentes tóricas, honrando la memoria del que las inventó. Esto le lleva 8 minutos y cuando se quiere meter en materia, ya ha sobrepasado en dos minutos el tiempo pactado. El análogo duró 12 minutos de presentación.
Tradicionalmente, y salvo casos y circunstancias extremas, la organización no retiraba la palabra, ni apagaba el micrófono, ni ponía contadores a la vista de todo el público, pues aun siendo prácticas correctas y aceptadas, considerábamos que no nos hacía falta si los ponentes cumplían con los compromisos pactados. Con el paso de los años se había podido ir depurando a los “cometiempos”, hasta el punto de que o se habían reconvertido o ya no eran habituales de nuestro evento.
El aumento del número de presentaciones y de ponentes nos obliga a tener un control estricto de los tiempos para poder cumplir con el horario y evitar al máximo retrasos injustificables. Este control estricto favorece además la discusión posterior de lo expuesto por el panel de expertos y público de la sala, lo que es beneficioso para todos.
A todos los ponentes se les notificará por parte de la organización de manera clara y con la debida antelación el tiempo que disponen para su o sus presentaciones. Habrá un cronómetro digital superpuesto a la misma para control de su duración. Cubierto éste se retirará el sonido del micrófono, aunque seguirá la presentación en pantalla durante un minuto más, tras el cual se cerrará el audiovisual.
2. Audiovisuales y presentaciones
Ha sido un objetivo desde el principio de FacoElche que en nuestro curso se dispusiera de los últimos adelantos técnicos en materia de audiovisuales. De esta manera asegurábamos a los ponentes la mejor calidad técnica y a los asistentes facilidad para poder seguir el curso con los numerosos monitores y pantallas.
Las presentaciones deben ir en soporte informático, en PowerPoint en cualquiera de sus ediciones, para ser cargadas en la red del curso y se pueda agilizar el inicio de las mismas. En los ordenadores de FacoElche disponemos de PowerPoint 2010, la última versión disponible hasta el momento. Dicha versión podrá leer cualquier versión previa de PowerPoint (97 / 2000 / XP / 2003 / 2007), aunque es posible que no trate perfectamente alguna transición o algún efecto.
Importante para usuarios de MAC:
Si necesita presentar con un portátil Apple MacBook, debe tener en cuenta que necesita el Adaptador de Mini DisplayPort a VGA para poder conectarlo a nuestro sistema de video. Cada usuario tiene su propio adaptador por lo que se ruega encarecidamente se traiga junto con el propio MAC.
Se pueden presentar también en formato DVD, asegurándose que se encuentren cerrados y listos para reproducción en aparatos diferentes al que se utilizó para la edición.
Salvo excepciones, se debe evitar el presentar con el propio ordenador pues introduce retrasos en la marcha de las sesiones. Asimismo hace ya casi diez años que no se han utilizado carruseles de diapositivas.
Cabe recordar que en las últimas ediciones de PowerPoint existe una opción de “empaquetar la presentación” en la pestaña “Archivo” para poder así incluir todos los vídeos incrustados en la presentación y siendo fácilmente transportable en Pen-Drive.
Deben entregarse con la suficiente antelación para probarlas y porque entre otras cosas hay que depurarlas dado el alto nivel de Pen-Drive que se traen infectados con virus. Al acabar la presentación, los ponentes pueden pasar para proceder al borrado de la misma de los ordenadores de la Organización.
Referentes a videos y codecs, hay que comentar que existe un elevado número de codecs disponible a la hora de codificar un vídeo. Los más normales son wmv, mpeg(2/4), Intel Indeo, xvid, etc. Para asegurarnos de que funcionarán con cualquier instalación de PowerPoint, se recomienda usar wmv (Windows Media Video). Cualquier instalación de Windows trae incorporado un programa para poder pasar de otros formatos a wmv.
Si se usan programas profesionales de edición de video y se usan codecs propietarios, intentar convertir los videos a wmv. Aunque nuestra organización dispone de una amplia galería de codecs utilizados habitualmente por muchos de los ponentes, con el paso de los años ha ido acumulando otros no tan usuales. No obstante, es posible que no dispongamos de alguno concreto, de ahí la recomendación inicial. Usuarios avanzados y en caso de duda, deben aportar su codec con su presentación.
Como hemos comentado para la presentación en general, para asegurarnos de que nuestro video correrá, se debe presentar en la secretaría de audiovisuales con tiempo suficiente para probarlo y, en caso de problemas, poder convertirlo.
En un evento en el que prima la imagen, la cuestión de los codecs no es nimia en absoluto. Todos tenemos presente en la memoria el fracaso de algunos de los grandes congresos nacionales a la hora de presentar películas, por problemas de codecs de la empresa de audiovisuales.
Para mayor información o cualquier duda hay que dirigirse al responsable de nuestra organización, Sr. Gordillo en el e-mail:
3. Calidad y contenidos de las presentaciones
En FacoElche prima la calidad de las imágenes y películas. Así las diapositivas deben cuidar la cantidad de texto que llevan. Existe una regla no escrita de que en una diapositiva no debe haber más texto del que pondríamos en una tarjeta de visita; llegan mejor presentaciones ricas en imágenes que en palabras. No obstante también hay que cuidar las animaciones de las diapositivas, pues un exceso de las mismas enlentece la presentación.
Hay que cuidar la elección de los colores de la diapositiva para que queden bien contrastados y sean fácilmente visibles. Determinadas combinaciones de colores puedan quedar bien en la pantalla del ordenador, pero luego pueden no ser adecuadas para su proyección en la sala. De manera sucinta, los fondos obscuros deben llevar letras, signos, flechas, etc en colores claros (blancos, amarillos, celeste, etc.) y viceversa: sobre los fondos claros o blancos, contenidos obscuros.
En caso de duda y con fondos claros y medios conviene añadirle una sombra negra a las letras para que queden más perfiladas. Se debe mantener el mismo fondo de la diapositiva durante toda la presentación para evitar confusión entre los asistentes.
Cuando se utilizaban carruseles de diapositivas se sabía que en promedio una diapositiva o una pareja simultánea llevaba aproximadamente un minuto de exposición. Con los medios actuales esto no es válido puesto que una diapositiva con múltiples animaciones puede durar muchos minutos. Es por ello que no se limita el número de diapositivas, quedando éste al criterio del ponente y en relación al tiempo asignado a su presentación.
Las películas deben ir editadas intentando se ciñan a las secuencias de interés. Películas de baja calidad como desenfocadas, desencuadradas, quemadas, etc., no deben ser utilizadas salvo que su excepcional interés científico lo permita. Asimismo, y siguiendo normas de los concursos internacionales, se deben mostrar las imágenes quirúrgicas de manera análoga a como las vé el cirujano; así, y como ejemplo, la incisión principal de una catarata debe quedar en la parte inferior de la pantalla.
4. Esquema y discusión de los temas
FacoElche es una reunión muy participativa que se presta a la discusión. Desgraciadamente lo apretado del programa no permite tener toda la discusión que quisiéramos, aunque hemos ganado mucho con las diferentes mesas redondas que hay a lo largo del curso.
Desde hace años las sesiones se configuran con un grupo de Moderadores expertos en el tema de la sesión. La sesión es presidida por un Coordinador, el cual junto con el Director, va introduciendo a los ponentes y dirige las preguntas a los moderadores.
La presencia de moderadores no indica necesariamente ni que todos tengan que opinar ni que todos los temas se vayan a discutir. Asimismo, su presencia no anula las preguntas de la sala, tan necesarias para la participación.
Hay que resaltar que tanto el coordinador como los moderadores de una sesión no tienen que preparar presentación alguna para su cometido. Puede que independientemente de su papel alguno tenga una participación específica en esa misma sesión, la cual obviamente presentarán de manera convencional.
FacoElche fue pionera en nuestro país en la utilización del doble atril. Así cuando alguien está presentando su charla el siguiente conferenciante está en el atril de enfrente con la presentación cargada y listo para empezar. Es una manera simple y eficaz de agilizar la sesión.
Los ponentes que van a intervenir en breve deberán estar sentados en las dos primeras filas de la sala, reservadas a tal efecto para todos los ponentes. Evitamos así pérdidas de tiempo derivadas de la búsqueda para el turno de palabra.
Las mesas redondas de FacoElche han abordado diferentes formatos: “convencional”, “diez hombres sin piedad”, “al revés”, etc. Todas ellas han tenido algo en común y es que los participantes no tienen que preparar nada, sólo sentarse y opinar. Se considera que son expertos en el tema y por ello están invitados a participar, pues interesa su opinión y saber lo que realmente hacen en su actividad diaria.
El formato en el que los invitados exponen una parte del tema sucesivamente y luego se sientan para ser preguntados, aunque válido para otros eventos, no interesa en FacoElche ya que de esta forma lo que se consigue, en la mayor parte de las ocasiones, es anular el diálogo posterior.
Es responsabilidad de los directores de las mesas redondas la confección de las preguntas y de las presentaciones de las mismas en el caso de que la mesa se realice con soporte de imagen. Asimismo son encargados de dirigir las preguntas a ponentes concretos. Se huye del modelo en el que todos opinan de todo puesto que la experiencia nos dice que consume mucho tiempo y limita el interés de la mesa. Si una opinión coincide con las ya expresadas se pasará a la siguiente pregunta. Obviamente se espera que las respuestas sean asimismo breves y no “comunicaciones no solicitadas”. Salvo excepciones muy puntuales, en las mesas redondas, no hay participación de los asistentes en la sala.
En el programa se incluyen siempre algunas preguntas a título ilustrativo de las que saldrán en la mesa. No necesariamente sean esas preguntas las que se hagan en el transcurso de la misma; se colocan en programa de forma orientativa.
Las sesiones que referimos como “Facoalarmas” son una modificación de una mesa redonda. En ella un panelista expone durante un tiempo medio de 6-8 minutos una situación de presumible alarma socio-sanitaria, para a continuación ser debatida por un grupo de expertos.
En las presentaciones de debate tipo PRO/CON, SI/NO, etc. se busca establecer las dos caras de una controversia, las opiniones enfrentadas que en ocasiones puede ocurrir que no coincidan totalmente con las opiniones de los ponentes. Se buscan opiniones aceradas, lúcidas y concretas, incluso con un toque de humor para hacer una confrontación amable y constructiva.
En la sesión quirúrgica en directo, se dispone de un grupo de comentaristas en la sala presidido por dos moderadores Asimismo hay uno o dos coordinadores que actúan como secretarios de la mesa de comentaristas. Estos no necesariamente han de estar sentados todos al mismo tiempo, dado que por su duración conviene que se produzca una rotación entre los mismos a criterio de los moderadores y coordinadores.
Su misión es hacer comentarios hacia la sala de lo que se ve en la cirugía y hacer preguntas por sí mismos o en nombre de los asistentes a los cirujanos o a los comentaristas de quirófano. Igualmente, los coordinadores permitirán y controlarán preguntas directas de los asistentes.
Las conferencias de FacoElche tienen una duración entre los 15 y los 20 minutos. Se abordan temas diversos, algunos de ellos como avances científicos, aspectos del trabajo específico de un autor sobre una materia concreta, revisiones de la experiencia de un ponente prestigioso, etc. Su formato es libre y a criterio del conferenciante. Suele haber como mínimo una de apertura y otra de clausura, pudiendo impartirse alguna más en determinadas ediciones de FacoElche.
Los “Faco-Tweets” son una novedad de la edición de 2012. Consisten en micropresentaciones de hasta 3 minutos de duración con otros 2 de discusión o comentario. Al igual que los tweets de Twitter, busca dar una idea breve y concisa sobre algo. La forma del Faco-Tweet es libre, así puede ser una serie de diapositivas, un video montado y editado, mixto, etc.
Los bloques de complicaciones tienen un formato de ¿y ahora qué?. Su esquema es una introducción de un problema o de una complicación en dos minutos, seguido de una discusión de 3-4 minutos. Concluye con la resolución del caso en otros 3-4 minutos para que el total no supere los diez.
